Copia di documento analogico

L'informatica ormai è sempre più presente anche nella nostra attività quotidiana. Capita quindi di dover inviare un documento nato cartaceo trasformandolo in digitale tramite PEC o Semd o semplicemente via mail... Oppure viceversa capita di dover notificare atti digitali ricevuti via posta elettronica per la notifica ai destinatario e quindi occorre riprodurli in forma analogica.
Il C.A.D. , prima assai sconosciuto, in proposito detta alcune regole al riguardo.
Se qualcuno si occupa della gestione ufficio e quindi di tali incombenze , come si comporta nel primo e nel secondo caso,?
Lo chiedo perche purtroppo vedo colleghi che stampano o inviano un semplice PDF .
Grazie in anticipo.